Reispot in meerdere valuta: zo rekent Kithora uitgaven om

Twee weken onderweg, drie landen, drie valuta. Het diner wordt in euro betaald, de veerboot in ponden, de ligplaats in de haven in kronen, en op een gegeven moment vraagt iemand in de groepsapp hoeveel dat allemaal bij elkaar is. Meestal zit uiteindelijk één persoon met een rekenmachine en een koers die diegene ergens heeft opgezocht.

Met de reispot in Kithora gaat dat makkelijker. Elke Kora heeft één gedeelde basisvaluta, jullie leggen uitgaven vast in de valuta waarin jullie echt hebben betaald, en de app doet de omrekening. Dit bericht legt uit hoe dat werkt, hoe jullie wisselkoersen instellen of automatisch laten bijwerken en hoe valuta samenwerken met de rest van de app.

De basisvaluta: één valuta voor de hele Kora

Een Kora rekent altijd in één gedeelde valuta, de basisvaluta. Daarin komen het financiële overzicht, de schulden tussen de leden en de verrekenbedragen samen. Zo zien jullie in één oogopslag wie wie hoeveel schuldig is, ongeacht in welke valuta onderweg is betaald.

Uitgaven in vreemde valuta vastleggen

Extra valuta voegen jullie toe in de valuta-instellingen van de Kora. Daarna leggen jullie elke uitgave vast in de valuta waarin echt is betaald. Voor het gezamenlijke overzicht rekent Kithora het bedrag om naar de basisvaluta.

Onderweg gaat niets verloren: bij elke uitgave in vreemde valuta zien jullie het oorspronkelijke bedrag met valuta, de gebruikte koers en de waarde in de basisvaluta. Bovendien behouden al opgeslagen uitgaven hun oorspronkelijke koers. Verandert de wisselkoers later, dan worden oude posten niet met terugwerkende kracht aangepast, zodat de afrekening van gisteren stabiel blijft.

Wisselkoersen: handmatig of automatisch

Voor elke extra valuta beslissen jullie apart hoe de koers tot stand komt. Hij wordt altijd getoond in de vorm “1 eenheid basisvaluta = X eenheden vreemde valuta”, bijvoorbeeld 1 USD = 0,89065 EUR.

Handmatig: jullie bepalen de koers

Jullie vullen de koers zelf in. Dat is handig als jullie contant geld tegen een bepaalde koers hebben gewisseld of als de groep een vaste waarde wil afspreken.

Automatisch: Kithora werkt de koers bij

Met de schakelaar bij de betreffende valuta zetten jullie de automatische update aan, en wel voor elke valuta apart. Zo werkt het:

• Ze haalt actuele koersen op bij een wisselkoersdienst.
• De koers wordt hooguit één keer per lokale kalenderdag opgehaald.
• Dat gebeurt alleen als de app actief is en met internet verbonden.
• In het weekend kan de laatst beschikbare koers van een beursdag gelden.
• Is er geen nieuwe koers, dan blijft de opgeslagen koers behouden.
• Handmatig ingestelde koersen worden niet overschreven zolang jullie de automatische update voor die valuta niet hebben aangezet.

Omdat Kithora ook zonder internet werkt, kunnen jullie onderweg op elk moment uitgaven vastleggen. Is er geen bereik, dan geldt de laatst opgeslagen koers, en zodra de app weer online is, kan ze die bijwerken.

Verrekeningen in verschillende valuta

Wie wie hoeveel schuldig is, berekent Kithora automatisch en toont ze in de basisvaluta. Toch wordt de verrekening niet altijd in die valuta betaald: de een heeft misschien alleen euro bij zich, de ander maakt liever dollars over.

Daarom kunnen jullie elke verrekening vastleggen in een valuta naar keuze, de basisvaluta of een van de extra valuta die jullie hebben ingesteld. Verschillende verrekeningen mogen ook in verschillende valuta worden vastgelegd. Bij elke betaling toont Kithora de waarde in de basisvaluta, zodat de gezamenlijke afrekening overzichtelijk blijft.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een reisgroep heeft de Amerikaanse dollar als basisvaluta gekozen en betaalt onderweg in euro. De euro is ingesteld als extra valuta, de automatische update staat aan en de koers staat op 1 USD = 0,89065 EUR. Iedereen legt zijn uitgaven vast in euro, maar het overzicht toont toch alles in Amerikaanse dollars.

Aan het eind verrekent een lid 825,90 euro en legt de betaling direct in euro vast. Kithora toont de tegenwaarde in de basisvaluta, hier ongeveer 927,30 Amerikaanse dollar. Voor jullie groep kan de basisvaluta net zo goed euro, pond of kroon zijn.

Zo werkt het samen met de andere modules

Valuta omrekenen hoort bij de financiën, maar op reis hangt alles met elkaar samen:

• Reisplan: per etappe slaan jullie de datum, de plaats en desgewenst de kosten op. Uitgaven voor komende data kunnen vooraf worden ingevoerd en tellen in de overzichten mee vanaf hun datum.
• Boodschappenlijst: proviand, zonnebrand of houtskool staan op een lijst die de hele groep deelt, en items kunnen aan een etappe worden gekoppeld. Wat de boodschappen hebben gekost, voeren jullie daarna in als uitgave, in de valuta waarin jullie hebben betaald.
• Bonnetjes en verdeling: jullie fotograferen bonnetjes, de app herkent de posten automatisch, en ook fooien, servicekosten en belastingen kunnen worden verdeeld. Elke uitgave verdelen jullie gelijk, procentueel, over geselecteerde leden of met individuele aandelen. Bij het gezamenlijke diner helpt Live Split uit Premium.
• Subgroepen: bij meerdere auto’s of boten rekenen jullie per groep af. Meer daarover in het bericht “Subgroepen in Kithora: één flottielje, drie boten, één Kora”.
• Kroniek en Journaal: in de Kroniek verzamelt de groep foto’s en berichten, en het Journaal laat zien wie welke uitgave wanneer heeft vastgelegd of gewijzigd.
• Export: aan het eind exporteren jullie de uitgaven als PDF of CSV als jullie de afrekening willen bewaren of in een spreadsheet willen overnemen.

En zoals overal in Kithora: niemand heeft een account nodig, en jullie gegevens blijven end-to-end versleuteld.

Zo stellen jullie valuta in

1. Kies bij het aanmaken van de Kora de basisvaluta, bijvoorbeeld met de sjabloon Reisgroep.
2. Voeg in de valuta-instellingen de vreemde valuta toe die jullie onderweg nodig hebben.
3. Bepaal per valuta of de koers handmatig blijft of met de schakelaar automatisch wordt bijgewerkt.
4. Leg uitgaven vast in de valuta waarin jullie hebben betaald en verdeel ze over de betrokkenen.
5. Bekijk in het financiële overzicht de schulden en verrekenbedragen en leg verrekeningen vast in de juiste valuta.

Jullie reis in één oogopslag

Hoe jullie een reis als geheel opzetten, staat in het bericht “Groepsreis plannen: route, reispot en bemanning in één app”.