Organizzare un viaggio di gruppo: itinerario, cassa comune ed equipaggio in un'app

L'idea nasce in fretta: due settimane in Portogallo con gli amici, una crociera in barca a vela in Croazia o un ponte lungo in montagna. Poi comincia il lavoro vero. Chi prenota l'alloggio? A che ora parte il traghetto? Chi ha fatto il pieno e, dopo la terza cena, chi deve quanto a chi?

Nella maggior parte dei viaggi di gruppo tutte queste domande finiscono in una chat, un foglio di calcolo e due o tre app contemporaneamente. In questo articolo vi mostriamo come organizzare un viaggio di gruppo con Kithora, gestire la cassa comune e non perdere il filo, che viaggiate con lo zaino, con l'auto a noleggio o in barca.

Perché i viaggi di gruppo richiedono tanto coordinamento

Più si è, più tutto dipende da poche persone. Gli ostacoli tipici:

• L'itinerario è nelle email di prenotazione che ha ricevuto una sola persona.
• Le spese vengono pagate in euro, sterline o dollari e alla fine convertite a fatica.
• Lungo la strada non c'è campo e la lista della spesa non è raggiungibile.

Il risultato lo conoscono tutti: una persona organizza, calcola e ricorda mentre gli altri sono in vacanza. È proprio questo che vogliamo cambiare.

Un Kora per tutto il viaggio

In Kithora create uno spazio comune per il viaggio, chiamato Kora, per esempio con il modello Gruppo di viaggio. Tutti i partecipanti vedono lo stesso programma, la stessa cassa e le stesse liste. Dopo il viaggio il Kora resta, con tutte le foto e i conti, come ricordo.

L'itinerario, giorno per giorno

In Kithora un viaggio è fatto di tappe: trasferimento, alloggio, escursioni, ristoranti. Ogni tappa ha data, ora, luogo e, se volete, il costo. Il viaggio è ordinato per giorni e anche i giorni vuoti sono visibili, così vedete subito dove manca qualcosa. Toccando il luogo si apre l'app delle mappe.

Invece di digitare tutto, potete fotografare una conferma di prenotazione o un itinerario e l'app crea le tappe. E se il gruppo non riesce a scegliere tra gita in barca ed escursione a piedi, decide un sondaggio direttamente sulla tappa.

La cassa comune, anche in più valute

Chi paga inserisce la spesa, che sia benzina, supermercato o biglietti d'ingresso. Le spese in valuta estera vengono convertite nella vostra valuta di base. Alla fine l'app mostra chi deve quanto a chi e propone il minor numero possibile di pagamenti. Gli scontrini si possono fotografare e l'app riconosce le singole voci.

A una cena di gruppo dove ognuno ordina qualcosa di diverso aiuta il Live Split di Premium: ognuno seleziona le proprie voci e la mancia si divide in parti uguali o in proporzione.

La lista della spesa condivisa

Nella lista comune va tutto quello che manca, dalla crema solare alle provviste per i primi giorni. Le voci si possono collegare a una tappa, come la grande spesa prima di salpare. Chi è al negozio vede subito cosa manca e ciò che viene spuntato sparisce per tutti.

Tutte le foto in un unico posto

Nella Cronaca raccogliete foto, video e brevi post di tutto il gruppo. Invece di cercare le immagini in dieci chat dopo le vacanze, avete una timeline comune del viaggio.

In barca a vela: cassa di bordo, lista dell'equipaggio e niente campo

In barca valgono altre regole. L'equipaggio di solito condivide una cassa di bordo per provviste, ormeggi e gasolio, spesso tra più paesi. La cassa comune in più valute è fatta proprio per questo. E poiché Kithora funziona offline, potete aggiornare spese e liste anche in mare. Appena in porto torna il campo, tutto si sincronizza.

Le società di charter e le autorità spesso chiedono una lista dell'equipaggio. I membri possono salvare i dati di viaggio nel profilo e l'admin del Kora può generarne una lista bilingue in PDF, se la funzione è attivata per quel Kora.

Gruppi grandi, più auto o più barche

Nei gruppi grandi non tutti viaggiano insieme. Con i sottogruppi, una funzione Premium, potete dividere il gruppo per esempio su due auto o due barche. Ognuno vede ciò che lo riguarda e tutto resta comunque in un unico Kora.

Il vostro viaggio è affar vostro

Dati di viaggio, spese e foto delle vacanze non riguardano nessun altro. Ogni Kora è crittografato end-to-end e nemmeno noi come fornitore possiamo leggerne il contenuto. E nessuno ha bisogno di un account con email per partecipare.

Come iniziare il vostro viaggio di gruppo

1. Scaricate Kithora dall'App Store o da Google Play e create un profilo.
2. Create un Kora e scegliete il modello Gruppo di viaggio.
3. Invitate gli altri con un link o un codice QR.
4. Create un viaggio con le date e aggiungete le prime tappe o fotografate la prenotazione.
5. Impostate la valuta di base e inserite la prima spesa.

Cosa viene dopo

Questo articolo offre una panoramica. Nei prossimi approfondiremo: come chiudere i conti della cassa comune quando non tutti partecipano a tutto, come gestire la cassa di bordo in barca a vela, cosa inserire nella lista dell'equipaggio e come organizzare un addio al celibato o una city break senza caos in chat. Se c'è un tema che vi interessa in particolare, scriveteci.