Reisekasse i flere valutaer: slik regner Kithora om utgiftene

To uker på tur, tre land, tre valutaer. Middagen betales i euro, fergen i pund, havneplassen i kroner, og på et tidspunkt spør noen i gruppechatten hvor mye det blir til sammen. Som regel ender det med at én person sitter med kalkulatoren og en kurs vedkommende har slått opp et sted.

Med reisekassen i Kithora blir det enklere. Hver Kora har én felles basisvaluta, dere registrerer utgifter i valutaen dere faktisk betalte i, og appen står for omregningen. Dette innlegget forklarer hvordan det fungerer, hvordan dere setter valutakurser eller lar dem oppdatere seg automatisk, og hvordan valutaene henger sammen med resten av appen.

Basisvalutaen: én valuta for hele Kora

En Kora regner alltid i én felles valuta, basisvalutaen. Her samles økonomioversikten, gjelden mellom medlemmene og oppgjørsbeløpene. Dermed ser dere med et blikk hvem som skylder hvem hvor mye, uansett hvilke valutaer som er brukt underveis.

Registrere utgifter i utenlandsk valuta

Flere valutaer legger dere til i valutainnstillingene til Kora. Deretter registrerer dere hver utgift i valutaen den faktisk ble betalt i. For den felles oversikten regner Kithora beløpet om til basisvalutaen.

Ingenting går tapt underveis: for hver utgift i utenlandsk valuta ser dere det opprinnelige beløpet med valuta, kursen som ble brukt og verdien i basisvalutaen. Utgifter som allerede er lagret, beholder dessuten sin opprinnelige kurs. Endrer valutakursen seg senere, blir gamle oppføringer ikke endret med tilbakevirkende kraft, så gårsdagens oppgjør står fast.

Valutakurser: manuelle eller automatiske

For hver ekstra valuta bestemmer dere separat hvordan kursen settes. Den vises alltid i formen «1 enhet av basisvalutaen = X enheter av den utenlandske valutaen», for eksempel 1 USD = 0,89065 EUR.

Manuelt: dere bestemmer kursen

Dere skriver inn kursen selv. Det er praktisk hvis dere har vekslet kontanter til en bestemt kurs, eller hvis gruppen vil bli enige om en fast verdi.

Automatisk: Kithora oppdaterer kursen

Med bryteren ved hver valuta slår dere på automatisk oppdatering, valuta for valuta. Slik fungerer det:

• Den henter oppdaterte kurser fra en tjeneste for valutakurser.
• Kursen hentes høyst én gang per lokale kalenderdag.
• Det skjer bare når appen er aktiv og koblet til internett.
• I helgene kan den siste tilgjengelige kursen fra en børsdag gjelde.
• Finnes det ingen ny kurs, beholdes den lagrede.
• Den overskriver ikke kurser som er satt manuelt, så lenge dere ikke har slått på automatisk oppdatering for valutaen.

Siden Kithora også fungerer uten internett, kan dere registrere utgifter underveis når som helst. Er det ikke dekning, gjelder den sist lagrede kursen, og så snart appen er på nett igjen, kan den oppdatere den.

Oppgjørsbetalinger i ulike valutaer

Kithora regner automatisk ut hvem som skylder hvem hvor mye, og viser det i basisvalutaen. Oppgjøret betales likevel ikke alltid i den valutaen: Kanskje har den ene bare euro på seg, mens den andre heller overfører i dollar.

Derfor kan dere registrere hver oppgjørsbetaling i en valuta dere velger, enten basisvalutaen eller en av de ekstra valutaene dere har satt opp. Ulike oppgjørsbetalinger kan også registreres i ulike valutaer. For hver betaling viser Kithora verdien i basisvalutaen, slik at det felles regnskapet er lett å følge.

Et eksempel fra praksis

En reisegruppe har valgt amerikanske dollar som basisvaluta og betaler i euro underveis. Euro er satt opp som ekstra valuta, automatisk oppdatering er på, og kursen står på 1 USD = 0,89065 EUR. Alle registrerer utgiftene sine i euro, men oversikten viser likevel alt i amerikanske dollar.

På slutten gjør et medlem opp 825,90 euro og registrerer betalingen direkte i euro. Kithora viser motverdien i basisvalutaen, her omtrent 927,30 amerikanske dollar. For gruppen deres kan basisvalutaen like gjerne være euro, pund eller kroner.

Slik henger det sammen med de andre modulene

Valutaomregningen hører til økonomi, men på tur henger alt sammen:

• Reiseplan: for hver etappe lagrer dere dato, sted og om dere vil kostnader. Utgifter for kommende datoer kan legges inn på forhånd og teller i oversiktene fra datoen de gjelder.
• Handleliste: proviant, solkrem eller kull står på en liste hele gruppen deler, og oppføringer kan knyttes til en etappe. Hva handleturen kostet, legger dere inn som utgift etterpå, i valutaen dere betalte i.
• Kvitteringer og fordeling: dere tar bilde av kvitteringer, appen gjenkjenner varene automatisk, og drikkepenger, servicegebyrer og avgifter kan også fordeles. Hver utgift deler dere likt, i prosent, mellom utvalgte medlemmer eller med individuelle andeler. Til felles middag hjelper Live Split fra Premium.
• Undergrupper: har dere flere biler eller båter, gjør dere opp per gruppe. Mer om det i innlegget «Undergrupper i Kithora: én flotilje, tre båter, én Kora».
• Krønike og Journal: i Krøniken samler gruppen bilder og innlegg, og Journalen viser hvem som har registrert eller endret hvilken utgift, og når.
• Eksport: til slutt eksporterer dere utgiftene som PDF eller CSV hvis dere vil beholde oppgjøret eller ta det med inn i et regneark.

Og som overalt i Kithora: ingen trenger en konto, og dataene deres forblir ende-til-ende-kryptert.

Slik setter dere opp valutaer

1. Velg basisvaluta når dere oppretter Kora, for eksempel med malen Reisegruppe.
2. Legg til de utenlandske valutaene dere trenger underveis i valutainnstillingene.
3. Bestem for hver valuta om kursen skal forbli manuell eller oppdateres automatisk med bryteren.
4. Registrer utgifter i valutaen dere betalte i, og fordel dem på de involverte.
5. Se gjeld og oppgjørsbeløp i økonomioversikten, og registrer oppgjørsbetalinger i riktig valuta.

Turen deres på et blikk

Hvordan dere setter opp en reise som helhet, står i innlegget «Planlegge gruppetur: reiseplan, reisekasse og mannskap i én app».