Planear uma viagem em grupo: roteiro, fundo comum e tripulação numa app

A ideia surge depressa: duas semanas em Portugal com os amigos, uma viagem de veleiro na Croácia ou um fim de semana prolongado na serra. Depois começa o trabalho a sério. Quem reserva o alojamento? A que horas sai o ferry? Quem atestou o carro e, depois do terceiro jantar, quem deve quanto a quem?

Na maioria das viagens em grupo todas estas perguntas acabam num chat, numa folha de cálculo e em duas ou três apps ao mesmo tempo. Neste artigo mostramos como planear uma viagem em grupo com o Kithora, gerir o fundo comum e manter a visão geral, quer viajem de mochila, carro alugado ou barco.

Porque é que uma viagem em grupo exige tanta coordenação

Quanto mais gente vai, mais tudo depende de poucas pessoas. Os tropeços típicos:

• O roteiro está em emails de reserva que só uma pessoa recebeu.
• As despesas são pagas em euros, libras ou dólares e no fim convertidas com esforço.
• Pelo caminho não há rede e a lista de compras não está acessível.

O resultado todos conhecem: uma pessoa organiza, calcula e lembra enquanto os outros estão de férias. É exatamente isso que queremos mudar.

Um Kora para a viagem inteira

No Kithora criam um espaço comum para a viagem, chamado Kora, por exemplo com o modelo Grupo de viagem. Todos os viajantes veem o mesmo plano, o mesmo fundo e as mesmas listas. Depois da viagem, o Kora fica com todas as fotos e contas como recordação.

O roteiro, dia a dia

No Kithora uma viagem é feita de etapas: deslocação, alojamento, passeios, restaurantes. Cada etapa tem data, hora, local e, se quiserem, o custo. A viagem é organizada por dias e até os dias vazios aparecem, para verem logo onde falta alguma coisa. Um toque no local abre a app de mapas do telemóvel.

Em vez de escrever tudo, podem fotografar uma confirmação de reserva ou um roteiro e a app cria as etapas. E se o grupo não se decide entre um passeio de barco e uma caminhada, uma votação na própria etapa resolve.

O fundo comum, também em várias moedas

Quem paga regista a despesa, seja combustível, supermercado ou bilhetes. As despesas em moeda estrangeira são convertidas para a vossa moeda base. No fim, a app mostra quem deve quanto a quem e sugere o menor número possível de pagamentos. Os talões podem ser fotografados e a app reconhece cada artigo.

Num jantar de grupo em que cada um pede uma coisa diferente ajuda o Live Split do Premium: cada um marca os seus artigos e a gorjeta é dividida em partes iguais ou proporcionais.

A lista de compras partilhada

Na lista comum vai tudo o que ainda falta comprar, do protetor solar às provisões dos primeiros dias. Os artigos podem ser ligados a uma etapa, como a grande compra antes de zarpar. Quem está na loja vê logo o que falta e o que é riscado desaparece para todos.

Todas as fotos num só lugar

Na Crónica juntam fotos, vídeos e publicações curtas de todo o grupo. Em vez de procurar fotos em dez chats depois das férias, têm uma linha do tempo comum da viagem.

No veleiro: caixa de bordo, lista de tripulantes e sem rede

Num barco as regras são outras. A tripulação costuma partilhar uma caixa de bordo para provisões, amarrações e gasóleo, muitas vezes entre países. O fundo comum em várias moedas serve exatamente para isso. E como o Kithora funciona offline, mantêm despesas e listas atualizadas no mar. Assim que há rede no porto, tudo sincroniza.

As empresas de charter e as autoridades pedem muitas vezes uma lista de tripulantes. Os membros podem guardar os dados de viagem no perfil e o admin do Kora pode gerar a partir deles uma lista bilingue em PDF, desde que a função esteja ativada nesse Kora.

Grupos grandes, vários carros ou barcos

Em grupos grandes nem todos viajam juntos. Com os subgrupos, uma função Premium, podem dividir o grupo, por exemplo, em dois carros ou dois barcos. Cada um vê o que lhe interessa e tudo continua num único Kora.

A vossa viagem é assunto vosso

Dados de viagem, despesas e fotos de férias não dizem respeito a mais ninguém. Cada Kora tem encriptação de ponta a ponta e nem nós, enquanto fornecedor, conseguimos ler o conteúdo. E ninguém precisa de uma conta com email para participar.

Como começar a vossa viagem em grupo

1. Descarreguem o Kithora na App Store ou no Google Play e criem um perfil.
2. Criem um Kora e escolham o modelo Grupo de viagem.
3. Convidem os outros por link ou código QR.
4. Criem uma viagem com datas e adicionem as primeiras etapas ou fotografem a reserva.
5. Definam a moeda base e registem a primeira despesa.

O que vem a seguir

Este artigo dá uma visão geral. Nos próximos vamos mais a fundo: como fechar as contas do fundo comum quando nem todos participam em tudo, como gerir a caixa de bordo num veleiro, o que deve ter uma lista de tripulantes e como organizar uma despedida de solteiro ou uma escapadinha urbana sem caos no chat. Se há um tema que vos interessa em especial, escrevam-nos.