Organizar un viaje en grupo: itinerario, bote común y tripulación en una app
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La idea surge rápido: dos semanas en Portugal con amigos, una travesía en velero por Croacia o un puente largo en la montaña. Luego empieza el trabajo de verdad. ¿Quién reserva el alojamiento? ¿A qué hora sale el ferri? ¿Quién llenó el depósito del coche y quién le debe cuánto a quién después de la tercera cena?
En la mayoría de viajes en grupo todas estas preguntas acaban en un chat, una hoja de cálculo y dos o tres apps a la vez. En este artículo te mostramos cómo organizar un viaje en grupo con Kithora, llevar el bote común y no perder el hilo, tanto si viajáis con mochila, coche de alquiler o barco.
Por qué los viajes en grupo necesitan tanta coordinación
Cuanta más gente va, más depende de unas pocas personas. Los tropiezos típicos:
- El itinerario está en correos de reserva que solo recibió una persona.
- Los gastos se pagan en euros, libras o dólares y al final hay que convertirlos a mano.
- Por el camino no hay cobertura y la lista de la compra no está disponible.
El resultado lo conocemos todos: una persona organiza, calcula y recuerda mientras los demás están de vacaciones. Justo eso es lo que queremos cambiar.
Un Kora para todo el viaje
En Kithora creáis un espacio común para el viaje, llamado Kora, por ejemplo con la plantilla Grupo de viaje. Todos los viajeros ven el mismo plan, el mismo bote y las mismas listas. Después del viaje, el Kora se queda con todas las fotos y cuentas como recuerdo.
El itinerario, día a día
Un viaje en Kithora se compone de etapas: trayecto, alojamiento, excursiones, restaurantes. Cada etapa tiene fecha, hora, lugar y, si queréis, su coste. El viaje se ordena por días e incluso los días vacíos se ven, así sabéis al instante dónde falta algo. Al tocar el lugar se abre la app de mapas del móvil.
En vez de teclearlo todo, podéis hacer una foto a una confirmación de reserva o a un itinerario y la app crea las etapas. Y si el grupo no se decide entre una excursión en barco y una ruta a pie, una votación en la propia etapa lo resuelve.
El bote común, también en varias monedas
Quien paga apunta el gasto, sea gasolina, supermercado o entradas. Los gastos en moneda extranjera se convierten a vuestra moneda base. Al final la app muestra quién debe cuánto a quién y propone el menor número posible de pagos. Los tiques se pueden fotografiar y la app reconoce cada producto.
En una cena de grupo en la que cada uno pide algo distinto ayuda el Live Split de Premium: cada uno marca lo suyo y la propina se reparte a partes iguales o de forma proporcional.
La lista de la compra compartida
En la lista común va todo lo que falta por comprar, desde la crema solar hasta las provisiones de los primeros días. Los artículos se pueden asignar a una etapa, como la gran compra antes de zarpar. Quien está en la tienda ve al momento lo que falta y lo tachado desaparece para todos.
Todas las fotos en un solo sitio
En la Crónica reunís fotos, vídeos y publicaciones cortas de todo el grupo. En lugar de buscar las fotos en diez chats después de las vacaciones, tenéis una línea de tiempo común del viaje.
En el velero: caja de a bordo, lista de tripulantes y sin cobertura
En un barco las reglas son otras. La tripulación suele compartir una caja de a bordo para provisiones, amarres y gasoil, a menudo cruzando fronteras. El bote común en varias monedas encaja justo ahí. Y como Kithora funciona sin conexión, podéis llevar gastos y listas también en el mar. En cuanto hay cobertura en el puerto, todo se sincroniza.
Las empresas de chárter y las autoridades suelen pedir una lista de tripulantes. Los miembros pueden guardar sus datos de viaje en el perfil y el admin del Kora puede generar con ellos una lista bilingüe en PDF, siempre que la función esté activada para ese Kora.
Grupos grandes, varios coches o barcos
En los grupos grandes no todos viajan juntos. Con los subgrupos, una función de Premium, podéis dividir el grupo, por ejemplo, en dos coches o dos barcos. Cada uno ve lo que le importa y aun así todo sigue en un único Kora.
Vuestro viaje es cosa vuestra
Los datos del viaje, los gastos y las fotos de vacaciones no le importan a nadie más. Cada Kora está cifrado de extremo a extremo y ni siquiera nosotros como proveedor podemos leer el contenido. Y nadie necesita una cuenta con correo para apuntarse.
Cómo empezar vuestro viaje en grupo
- Descargad Kithora en la App Store o Google Play y cread un perfil.
- Cread un Kora y elegid la plantilla Grupo de viaje.
- Invitad a los demás con un enlace o un código QR.
- Cread un viaje con fechas y añadid las primeras etapas o fotografiad la reserva.
- Fijad la moneda base y apuntad el primer gasto.
Lo que viene
Este artículo es una visión general. En los próximos entraremos en detalle: cómo repartir el bote común cuando no todos participan en todo, cómo llevar la caja de a bordo en un velero, qué debe incluir una lista de tripulantes y cómo organizar una despedida de soltero o una escapada urbana sin caos en el chat. Si hay un tema que os interese especialmente, escribidnos.